Инструкция для сотрудника работающего на выставке.
 Правила поведения на стенде


1. Требования к сотруднику, работающему на стенде (стендисту).

 К работе на стенде допускаются сотрудники:

  • Прошедшие подготовительный инструктаж.
  • Сотрудник должен знать:

- цели выставки, теоретические основы работы с различными типами посетителей, презентацию компании;

- правила работы на стенде;

- сценарий выставки и свои непосредственные обязанности на стенде;

- расписание работы на стенде (вывешено на подсобном помещении). 

Форма одежды:

удобная начищенная обувь, бейдж, строгий стиль одежды, в том числе:

женщины – светлые блузки,

мужчины – костюм, светлая рубашка, галстук.

 
Настрой – позитивный, оптимистический.

 
Стендист постоянно должен иметь при себе в наличии:

- именные визитки;

- карманный степлер;

- фирменную ручку;

- карманный календарь.

 
Стендист должен производить записи в анкетах на специальном планшете.

 
2. Правила поведения на стенде 

  • На стенде и в помещениях стенда запрещается курить.
  • Сотрудник может покинуть стенд только предупредив координатора.
  • Во время работы выставки на стенде не допускается переговоров по телефону по личным вопросам.
  • Разрешается пить чай, кофе, напитки, принимать пищу только в подсобном помещении выставочного стенда.
  • Рекламные листовки по отдельным видам оборудования, общий рекламный буклет о фирме находятся в свободном доступе для посетителей в информационной стойке. Каталоги выдаются только после личной беседы с посетителем и заполнения анкеты посетителя.
  • Менеджер не должен равнодушно смотреть на проходящих мимо стенда людей – своим видом он должен показать готовность к общению с ними.
  • Менеджеры в отношении к посетителям должны занимать активную позицию – первыми обращаться к заинтересовавшемуся стендом посетителю.
  • Не допускается, чтобы за одним столом сидели 2 посетителя из разных компаний.
  • На стене подсобного помещения размещается график работы менеджеров на выставке.
  • Все полученные во время работы выставки контакты и заполненные анкеты передаются руководителю отдела в первый понедельник после завершения работы выставки.

 3. Обязанности стендистов

Менеджер:

1.1. Привлекает посетителей на стенд.

1.2. Осуществляет первоначальный контакт с посетителем.

1.3. Проводит краткий анализ потребностей посетителя.

1.4. Если посетитель относится к группам с 1 по 7 (см. раздел.4. Основные типы посетителей), подводит их к координатору стенда.

1.5. Проводит презентацию фирмы и оборудования для посетителей.
1.6. Отвечает за предоставление потенциальному заказчику достоверной исчерпывающей информации по условиям поставки оборудования.

1.7. Отвечает за достоверное и полное заполнение анкеты.

1.8. Организует на стенде по просьбе посетителя демонстрацию работы оборудования с привлечением технического специалиста.

 Координатор стенда:

2.1. Помогает менеджерам в работе с посетителями.
2.2. Координирует распределение столов  для переговоров.
2.3. Периодически проверяет наличие информационных материалов.
2.4. Обеспечивает аккуратное размещение рекламных материалов на рекламной стойке и образцов пакетов в витрине.

2.6. Координирует работу менеджеров и тех. специалиста в зависимости от ситуации.
2.7. Контактирует VIP-клиентами, представителями СМИ, институтов, студентами, (группы 1-7, см. раздел 4. Основные типы посетителей).
2.8. Организует временную подмену отдельных стендистов.
2.9. Регулирует периодический отдых менеджеров и их временный уход со стенда.
2.10. Постоянно обеспечивает чистоту стенда (подсобного помещения, переговорных столов, напольного покрытия, и других элементов рабочей зоны), а также прилегающей к нему территории.
2.11. Обеспечивает аккуратное размещение образцов и другой рекламной продукции в подсобном помещении с тем, чтобы любой зашедший смог быстро разобраться, что где лежит
2.12. Осуществляет подборку рекламных материалов в помощь менеджерам.
2.13. Отвечает за организацию первоначального контакта с посетителем.

 4. Основные типы посетителей 

  1. «Любопытствующие» – неопределенные цели, интересующиеся происходящим вообще: учащиеся, студенты, преподаватели, их может интересовать дизайн стенда, проект, а не оборудование. Среди них могут оказаться полезные посетители, но работа с ними ведется только при наличии времени.
  2. «Любители макулатуры – коллекционеры».
  3. «Крохоборы» – получить что-нибудь даром (пакетики с продуктом, ручки и т.п.).
  4. «Ястребы» - сами что-нибудь продают – рекламные агенты.
  5. «Индифферентные» – помощники, попутчики, сопровождение.
  6. Конкуренты – внимание!
  7. Искатели работы.
  8. Реальные покупатели.

 В зависимости от типа посетителя стоит придерживаться того или иного стиля поведения.

 Промните!

Результаты общения зависят:

от того, что мы говорим – 7%,

от тона и интонации голоса – 38%,

от языка жестов и телодвижения – 55%.


Посетители, к которым не было проявлено внимание:

уходят сразу – 6%

ждут не более 0.5 минуты – 11%

ждут не более 1 минуты – 60%,

ждут не более 1,5 минуты – 23%

Основные типы реальных покупателей 

Тип

Характеристика

Особенности взаимодействия и возможные стратегии.


Скептики

(самый сложный)


Осторожны, скрытны, внимательны к деталям, педантичны, организованы, настойчивы, пунктуальны, работают в своем собственном режиме.

Принятие решения основано на системном сборе данных и анализе.

Для него главное – удовлетворить профессиональный интерес.


Стандартный набор «не пугающих, наводящих» вопросов.

Будьте деловиты, официальны, пунктуальны, организованы и демонстрируйте, что готовы осветить множество технических деталей. Рассказывайте все до мельчайших деталей. Избегайте отвлеченных тем, никаких шуточек, фривольностей».

Покажите оборудование в действии, дайте ему поучаствовать.

Предложите логическое  решение, не подталкивайте к поспешному решению.

Невзначай узнайте мнение об оборудовании, покажите, что его мнение интересует вас лично.

Задавайте конкретные вопросы, требующие прямых, развернутых ответов.

Демонстрировать работу оборудования особо внимательно, привлекая тех. специалиста, ссылаться на авторитеты и логику. Акцент на качестве, надежности, уникальности. Внимательно следите за мимикой, жестами, интонацией.

 

Доминирующие


Напористы, динамичны, полны сил, настойчивы.

Они нетерпеливы, действуют быстро, уверены, что на ходу схватывают суть, не отвлекаются по мелочам, заинтересованы в экономии времени  и средств.


Открытый взгляд, четкость ответов.

Главное, не пойти на поводу у этого покупателя, донести, что у нас как раз то, что ему нужно, намекнуть, что все сверх имеющегося здесь – «накрутки» для снобов, дополнительная трата средств и времени, ничего кроме амбиций.

Профессионализм, деловитость, избегайте ничего не значащих фраз, не тяните кота за хвост. Будьте организованы, собраны и переходите прямо к делу: узнайте ближайшие цели и первоочередные потребности, в какой ситуации находится, как хотел бы ее изменить.

Основное внимание – сути вопроса, а не его деталям. Спросите, чего он ожидает от фирмы, как можно ему помочь сэкономить время и $$.

Демонстрируйте только преимущества, экономию средств или времени. Избегайте подробного и длительного показа и рассказа о тех. деталях оборудования, тонкостях процесса упаковки продуктов.

 

Непосредственные люди


Активны, эмоциональны, импульсивны, но открыты и поддаются убеждению, предрасположены к риску, не просчитывают как скептики, любят много поговорить, но плохо слушают, ждут одобрения со стороны собеседника. Получив поддержку и одобрение, спонтанно принимают решение.


Будьте открыты и неформальны в общении, дайте возможность высказаться, но не давайте отойти от темы.

Проявляйте свой интерес и стимулируйте, демонстрируя разные варианты упаковки продуктов.

Выделите те свойства оборудования, которые значимы с точки зрения престижности.

Узнайте, что им нравится или не нравится в том оборудовании, на котором они работают.

Удовольствие от процесса демонстрации, подчеркнуть престижность.

 

Зависимые личности


Общительны, приветливы, доброжелательны, мало знают, знания непрофессиональные, сами информацию не собирают и не систематизируют,

Слушают с исключительным вниманием, ищут поддержки и одобрения для принятия решения

Трудность: они могут действовать по подсказке или имеют предварительное мнение, меняют его далеко не  сразу


Чтобы переубедить – надо добиться доверительных отношений, показать, что вы - друг, не желаете зла. При принятии решения им необходимы чувства безопасности и гарантии.

Сдержанные эмоции.

Покажите личную заинтересованность, приветливо, дружелюбно.

Не торопите события. Разговор непринужденный, доверительный.

Покажите, что разделяете их мысли, не забывая о технических и деловых аспектах. Акцент на качестве, надежности, предоставляемых гарантиях.

Вовлекайте в обсуждение. Спросите, как помочь решить их задачу.

Покажите, какого риска поможете им избежать.

Спросите, какие решения устраивали их в прошлом, что изменилось.

Больше показывайте оборудование, не перегружайте словесной информацией, дайте гарантии и личные заверения.

 

 

5. Этапы работы с реальными покупателями во время выставки 

  1. Привлечение посетителя на стенд, осуществление контакта
  2. Краткий анализ потребности
  3. Мини-презентация фирмы и оборудования
  4. Более полный анализ потребностей.
  5. Заполнение анкеты.
  6. Демонстрация вариантов решений упаковки продукта
  7. Обсуждение сроков подготовки коммерческого предложения и сроков следующей встречи 

Учет и обработка контактов после выставки 

  1. Ранжирование клиентов
  2. Звонок по телефону наиболее перспективным клиентам
  3. Благодарственные письма в течение периода - 2 суток после закрытия или 1 неделя после контакта.
  4. По результатам – новое ранжирование.