Подготовка отчета после проведенных переговорах.

Одна из ключевых ошибок при проведении бизнес переговорах, особенно если цена вопроса очень высока, а переговоры чертовски сложные – это отсутствие записей о том, как проходили переговоры, какая информация была получена, какие наши гипотезы подтвердились, какие нет.

К сожалению, современный человек ленив, ему кажется, что он  запомнил все, что происходило на встрече, но память очень обманчива, то, что вы помните сегодня, завтра будет искажено и потеряно.  Что бы этого не произошло, давайте разберемся, как правильно проводить анализ прошедших переговоров.



Форма отчета о проведенных переговорах.

Дата, место:

Поставщик/партнер:

Участники:

Со стороны поставщика/партнера:

Со стороны Компании:

Основные вопросы:

Данный раздел заполняется, если изначально с партнером был оговорен план встречи (письменно или устно). Даже если этого не произошло, при деловом подходе к ведению переговоров в начале встречи обсуждается общий план и намечаются основные вопросы для обсуждения.

Принятые решения:

В данный раздел включается следующая информация:

  1. принятые решения, а также сроки их исполнения и ответственные (данный документ не является в целом по компании руководством к действию для сотрудников и при необходимости выполнение решений должно быть регламентировано дополнительно в устной форме).
  2. обсужденные вопросы с краткими комментариями (в случаях, когда нет необходимости в принятии конкретного решения).

Информация:

Данный раздел должен включать в себя максимум (!) информации, полученной во время переговоров. Она может касаться как непосредственно совместного бизнеса, так и в целом ситуации на рынке, смежных сфер деятельности, конкурентов и т.п. В дальнейшем эта информация может быть переструктурирована (перенесена в общие папки или файлы по различным темам и т.п.)

Практика показывает, что во время переговоров произносится большое количество сведений, которые при их правильном анализе и накапливании могут представлять собой исключительную ценность для компании.

Следующая встреча:

Этот раздел необходим для регламентации взаимодействия с партнером, постановки не только сроков следующей встречи, но и тем для обсуждения, а также того, что необходимо будем выполнить до этого момента.

Личные впечатления:

Необязательный, но полезный раздел, включающий в себя информацию, основанную на личных впечатлениях проводившего переговоры и касающуюся общего климата беседы, взаимоотношений, настроя на собеседника и т.п.

Отчет о проведенных переговорах

Данная форма является обязательной для заполнения сотрудниками всех уровней/ ведущими переговоры со сторонними организациями, и относится ко всем департаментам.

При очевидной простоте структуры данный документ позволяет решить несколько проблем, безусловно, возникающих в организации, в особенности, если она расширяется и процесс выходит из-под детального и постоянного контроля руководителя первого уровня.


Основные цели документа

1. Планирование  и  контроль  всех  переговоров,  проводимых сотрудниками компании.

 2. Исключение “переговоров ради переговоров”.

  • необходимость подготовки переговоров (наметить основные вопросы для обсуждения,   подготовить   необходимую   информацию,   продумать   и аргументировать заранее свою позицию)
  • необходимость  предоставления  полного  отчета,  а  именно  большая организованность и ответственность сотрудников, проводящих переговоры
  • согласованность действий различных департаментов компании, когда несколько из них включены в работу по разным направлениям с одним партнером (в частности/ это положительно сказывается на имидже компании как организованной, согласованной в своих действиях и ответственной за принятые решения)

 3. Контроль информации.

Исключение неадекватной “роли личности в истории”, а именно, необоснованного влияния конкретного сотрудника на весь процесс в силу единоличного владения информацией.

  • обеспечение доступности информации для руководителей и других сотрудников, которым она необходима в рабочем процессе
  • обеспечение преемственности информации в случае необходимости передачи ее новому сотруднику
  • сохранение всей информации/ касающейся ведения бизнеса, в полном объеме (исключение естественного с течением времени забывания деталей)

Данный документ может стать эффективным инструментом для сотрудников при планировании и выполнении их обязанностей и для руководства при контроле и оценке деятельности в случае, если он будет соответствующим образом включен в полный документооборот компании и станет обязательным для сотрудников всех уровней.

 Документ является строго конфиденциальным. Необходимо четко определить возможность доступа к нему сотрудников. В частности, в зависимости от особенностей организации, архивирование может производиться

  • в бумажном виде в соответствующих папках (отдельная папка для документов по взаимодействию с каждым партнером - напр. “Поставщик комплектующих” либо по определенной теме - напр. “Поиск нового складского помещения”)
  • в электронном виде при четком определении структуры каталогов на сервере или в компьютерах разных сотрудников

Например:

D: /Поставщики/Поставщик “Красная Шапочка” /Встречи/ КрШапОПО! 0101.doc

Название файла должно максимально отражать суть документа, так в данном случае в него включено название поставщика, тип документа (ОП - отчет о переговорах), дата.

В этом случае отчет предоставляется руководителю в бумажном виде, после чего уничтожается.

  • В большинстве случаев на основе данного документа создается аналогичный, но предназначенный для партнера. Предоставление партнеру отчета по результатам переговоров необходимо по различным причинам - подтверждение однозначного понимания обсужденных вопросов и принятых решений, фиксирование необходимых цифр, сроков, ответственных, соблюдение бизнес-этикета.

 

Если вы хотите больше узнать, как эффективно проводить деловые встречи, сложные переговоры, посмотрите программу тренинга

"Жесткие переговоры: Стратегия и Тактика"