Подготовка отчета после проведенных переговорах.
Одна из ключевых ошибок при проведении бизнес переговорах, особенно если цена вопроса очень высока, а переговоры чертовски сложные – это отсутствие записей о том, как проходили переговоры, какая информация была получена, какие наши гипотезы подтвердились, какие нет.
К сожалению, современный человек ленив, ему кажется, что он запомнил все, что происходило на встрече, но память очень обманчива, то, что вы помните сегодня, завтра будет искажено и потеряно. Что бы этого не произошло, давайте разберемся, как правильно проводить анализ прошедших переговоров.
Форма отчета о проведенных переговорах.
Дата, место:
Поставщик/партнер:
Участники:
Со стороны поставщика/партнера:
Со стороны Компании:
Основные вопросы:
Данный раздел заполняется, если изначально с партнером был оговорен план встречи (письменно или устно). Даже если этого не произошло, при деловом подходе к ведению переговоров в начале встречи обсуждается общий план и намечаются основные вопросы для обсуждения.
Принятые решения:
В данный раздел включается следующая информация:
- принятые решения, а также сроки их исполнения и ответственные (данный документ не является в целом по компании руководством к действию для сотрудников и при необходимости выполнение решений должно быть регламентировано дополнительно в устной форме).
- обсужденные вопросы с краткими комментариями (в случаях, когда нет необходимости в принятии конкретного решения).
Информация:
Данный раздел должен включать в себя максимум (!) информации, полученной во время переговоров. Она может касаться как непосредственно совместного бизнеса, так и в целом ситуации на рынке, смежных сфер деятельности, конкурентов и т.п. В дальнейшем эта информация может быть переструктурирована (перенесена в общие папки или файлы по различным темам и т.п.)
Практика показывает, что во время переговоров произносится большое количество сведений, которые при их правильном анализе и накапливании могут представлять собой исключительную ценность для компании.
Следующая встреча:
Этот раздел необходим для регламентации взаимодействия с партнером, постановки не только сроков следующей встречи, но и тем для обсуждения, а также того, что необходимо будем выполнить до этого момента.
Личные впечатления:
Необязательный, но полезный раздел, включающий в себя информацию, основанную на личных впечатлениях проводившего переговоры и касающуюся общего климата беседы, взаимоотношений, настроя на собеседника и т.п.
Отчет о проведенных переговорах
Данная форма является обязательной для заполнения сотрудниками всех уровней/ ведущими переговоры со сторонними организациями, и относится ко всем департаментам.
При очевидной простоте структуры данный документ позволяет решить несколько проблем, безусловно, возникающих в организации, в особенности, если она расширяется и процесс выходит из-под детального и постоянного контроля руководителя первого уровня.
Основные цели документа
1. Планирование и контроль всех переговоров, проводимых сотрудниками компании.
2. Исключение “переговоров ради переговоров”.
- необходимость подготовки переговоров (наметить основные вопросы для обсуждения, подготовить необходимую информацию, продумать и аргументировать заранее свою позицию)
- необходимость предоставления полного отчета, а именно большая организованность и ответственность сотрудников, проводящих переговоры
- согласованность действий различных департаментов компании, когда несколько из них включены в работу по разным направлениям с одним партнером (в частности/ это положительно сказывается на имидже компании как организованной, согласованной в своих действиях и ответственной за принятые решения)
3. Контроль информации.
Исключение неадекватной “роли личности в истории”, а именно, необоснованного влияния конкретного сотрудника на весь процесс в силу единоличного владения информацией.
- обеспечение доступности информации для руководителей и других сотрудников, которым она необходима в рабочем процессе
- обеспечение преемственности информации в случае необходимости передачи ее новому сотруднику
- сохранение всей информации/ касающейся ведения бизнеса, в полном объеме (исключение естественного с течением времени забывания деталей)
Данный документ может стать эффективным инструментом для сотрудников при планировании и выполнении их обязанностей и для руководства при контроле и оценке деятельности в случае, если он будет соответствующим образом включен в полный документооборот компании и станет обязательным для сотрудников всех уровней.
Документ является строго конфиденциальным. Необходимо четко определить возможность доступа к нему сотрудников. В частности, в зависимости от особенностей организации, архивирование может производиться
- в бумажном виде в соответствующих папках (отдельная папка для документов по взаимодействию с каждым партнером - напр. “Поставщик комплектующих” либо по определенной теме - напр. “Поиск нового складского помещения”)
- в электронном виде при четком определении структуры каталогов на сервере или в компьютерах разных сотрудников
Например:
D: /Поставщики/Поставщик “Красная Шапочка” /Встречи/ КрШапОПО! 0101.doc
Название файла должно максимально отражать суть документа, так в данном случае в него включено название поставщика, тип документа (ОП - отчет о переговорах), дата.
В этом случае отчет предоставляется руководителю в бумажном виде, после чего уничтожается.
- В большинстве случаев на основе данного документа создается аналогичный, но предназначенный для партнера. Предоставление партнеру отчета по результатам переговоров необходимо по различным причинам - подтверждение однозначного понимания обсужденных вопросов и принятых решений, фиксирование необходимых цифр, сроков, ответственных, соблюдение бизнес-этикета.