Гибель компании: Системный подход

Любого руководителя коммерческой структуры всегда волнует принципиально важный вопрос, что происходит с моей организацией, как она будет развиваться, и, если компания начинает «хиреть», с чем это связано.

Сегодня чаще всего на эти вопросы пытаются ответить различные управленческие теории: популяционно-экономическая, теория операционных издержек, марксистская теория, теория рациональных случайностей, теория зависимости от ресурсов и т. д. Простое перечисление этих теорий уже вгоняет в состояние уныния, а постулаты, на которых они строятся, зачастую противоречат друг другу. Возникает вопрос: и как же руководителю прогнозировать будущее своей компании, неужели только опираясь только на свою бизнес-интуицию?

Но у всех этих теорий есть одно общее: они рассматривают организацию как открытую систему (открытая система - в теории систем - система, все или некоторые элементы которой взаимодействуют не только друг с другом, но и с внешней средой).

...второй закон термодинамики, указывающий на неизбежность накопления хаоса в любой открытой системе

Оптимальным методом анализа вопроса прогнозирования будущего организации является системный подход - междисциплинарный методологический анализ высокого уровня. Любая система распадается через какое-то время. В общем виде это известно как второй закон термодинамики, указывающий на неизбежность накопления хаоса в любой открытой системе. Так что руководителю нужно понимать, что все процессы, которые происходят в его компании, подчиняются основным законам мироздания, которые мы проходили еще в школе, бороться с ними бесполезно, но можно использовать в анализе и прогнозе развития бизнеса.

Противодействовать второму закону термодинамики можно только за счет внешних влияний на систему, и эти влияния принципиально ведут к эволюции, а не к стабилизации любой системы со временем. Именно второй закон термодинамики привел к появлению такой профессии как организационный консультант, или бизнес-тренер. Это как раз те люди, которые своим влиянием на компанию способствуют ее эволюции, повышают ее приспособляемость к изменению бизнеса как такового. Опытные руководители чувствуют это на уровне подсознания, интуитивно, зачастую формально объясняя необходимость привлечения внешних тренеров, консультантов недостаточно высокой квалификацией своего персонал, которую надо повысить. Хотя причина лежит гораздо глубже. Даже крупные корпорации, имеющие развитые учебные центры, не могут обойтись без  внешних тренеров. Думаете, это случайно?

Задача данной статьи описать признаки надвигающейся гибели организации и попробовать понять, как их можно прогнозировать и корректировать!

Можно выделить следующие общие типы «старения» организации:

  • постепенное "загрязнение" организации чрезмерными дублирующими функциями, ненужными людьми, предметами и т. д., что приводит к инертности компании и неспособности ее меняться (помните, что бюрократия со многими уровнями согласования простых решений погубила Древнеримскую империю);
  • недостаточность самокопирования элементов системы – когда уход ключевого работника приводит к провалу в продажах (он уносит клиентскую базу), к провалу в управлении людьми (харизматичный лидер), в коммуникациях (человек, который являлся источником информации о компании или ее внешних контактах);
  • недостаточность действия по инновационному поиску в компании (работа «по шаблону», когда действия «под копирку» приводят к прогрессирующему отклонению результата от эталона);
  • изменение регуляторных систем (недостаточный контроль или его потеря над процессами в компании, нехватка обратной связи у руководства).

Общим глобальным направлением противодействия «старению», исходя из его глобальной причины, является повышение степени открытости компании и обеспечение ее дальнейшей эволюции в целом и всех ее подсистем в частности. Частные методы (взять на работу «звезду», изменить систему мотивации, провести обучение и т. д.) воздействуют только на отдельные механизмы «загнивания» и помогают лишь частично.

Значение системного подхода в управлении компанией.

На сегодняшний день обращение к системному подходу происходит в различных дисциплинах – от квантовой физики и заканчивая социологией, и это неслучайно.

Простое перечисление характерных черт системного подхода, приведенных ниже, показывает огромные потенциальные возможности этого нового, цельного взгляда на мир и объяснения процессов, которые мы можем наблюдать.

Сущностные черты системного подхода

  • это не отдельная дисциплина, как физика, кибернетика, а общий методологический подход («методология» – система принципов и способов организации и построения теоретической и практической деятельности, а также учение об этой системе». Философский энциклопедический словарь).
  • В основе лежит понимание единства целостного, т. е. невозможность делать выводы о части системы без учета ее взаимосвязей и системы в целом (с точки зрения фирмы: нельзя повысить эффективность отдела продаж, тупо занимаясь только им и не учитывая работу отдела рекламы или отдела персонала),
  • учет реальности всеобщих взаимосвязей – все связано со всем, пьяный грузчик в Урюпинске может спровоцировать снижения продаж филиала компании в Хабаровске,
  • рассмотрение слабо структурированных систем (например, мотивации персонала в компании, именно персонала в целом, а не отдельно взятого работника),
  • от анализа равновесных состояний (мы заняли свою «нишу», и в компании идет все по накатанной, и как нам удержаться в этом состоянии?) - к анализу неравновесных, необратимых состояний (сверхсложных систем): какие изменения я должен сделать сегодня, чтобы завтра не разориться?
  • вне эволюции нет сущности, смысла – компания может существовать, только пока она развивается,
  • иерархия построения любой системы – над любой системой есть над-системы, которые на нее влияют (пример: даже над собственником бизнеса есть более высокая система, например, семья, которая активно влияет на его бизнес).

Главные источники и методы, используемые системным подходом, следующие:

  • теория вероятности,
  • теория информации,
  • динамика иерархических систем,
  • теории систем, самоорганизации,
  • теория игр,
  • теории надежности, теория катастроф,
  • теории симметрии и асимметрии и др.

В качестве общей схемы в системном анализе используется следующая методологическая схема стадий его проведения, из которых наибольшее значение придают третьей и четвертой стадиям. А наиболее важно само осознание наличия проблемы (по P.Chekland,1986):

1) Осознание наличия проблемы и сбор полной информации о ней.

2) Фиксация проблемной ситуации в виде описания.

3) Выработка основных определений, соответствующих некоторой системе.

4) Создание и тестирование концептуальных моделей.

5) Сопоставление результатов моделирования с реальностью.

6) Определение комплекса желательных изменений ситуации, объекта.

7) Действие субъекта по практическому осуществлению этих изменений.

С точки зрения бизнеса, наиболее ярко видны, учитываются принципы системного подхода в японском менеджменте, например, в компании «Тойота».

Второй закон термодинамики, 
или Причем тут физика и бизнес?

Одним из центральных вопросов при рассмотрении динамики «старения» организации как глобального явления является вопрос о первичной причине, фундаментальной сущности данного процесса.

«СТАРЕНИЕ» организации - "ПРОГРЕССИРУЮЩЕЕ ПОВЫШЕНИЕ СТЕПЕНИ ХАОСА НА ВСЕХ СТРУКТУРНЫХ УРОВНЯХ компании", что проявляется общим снижением сопротивляемости компании ко всем факторам, воздействующим на нее со стороны рынка.

Накопления хаоса в системах как раз и описывает второй закон термодинамики.

Противодействие «старению» компании как накоплению хаоса в общем виде также давно известно - как поступление энергии (а также информации) ИЗВНЕ, что имеет принципиальные особенности:

  • позволяет энтропии (степень хаоса) не нарастать в системе и даже снижаться при росте и развитии систем;
  • обеспечивает прогрессивную эволюцию как увеличение организации и ее усложнение в целом.

Общим глобальным направлением противодействия «старению» организации является повышение степени открытости системы - компании - и обеспечение ее дальнейшей эволюции в целом и всех ее подсистем в частности.

Когда новый сотрудник – благо для компании?

Распространенным среди руководителей является заблуждение, что наличие процесса самообновления в компании, обычно сводимого к набору новых специалистов, способствует развитию компании в целом.

Однако это возможно только в случае возможности нового сотрудника активно изменять компанию в которую он пришел. И первоначально он горит таким желанием.

Но в большинстве случаев нового человека учат работать по стандартам, когда-то созданным кем-то, по закостеневшим «эталонам» выполнения данной функции.

Однако особенность самокопирования заключается в том, что этот процесс принципиально всегда идет с ошибками (таково конкретное проявление общего принципа нарастания энтропии). Наличие жестких рамок, шаблонов со временем «съедает» инициативу и энергию нового сотрудника. Как новый элемент системы на старте он брызжет энергией, и задача руководства максимально эффективно ее использовать, потому что пройдет максимум три года и от этого «живчика» останется только тень. Система высосала из него энергию, но на что она была потрачена?

Принцип энтропии определяет общее направление эволюции системы как накопление хаоса, ухудшение, несмотря на возможность самообновления его частей.

Лишь на уровне транснациональном остается возможность длительного сохранения компании в рамках одной структуры, но только с учетом иных процессов (конкуренции, определенного разнообразия юридических форм), конкурирующих между собой дочерних компаний, наличия периодов роста и развития из простой системы в сложную.

Ледяное дыхание хаоса.

Любая компания при разрастании сталкивается с признаками увеличения энтропии:

  • увеличение разнообразия отделов, подотделов, должностей;
  • снижение координации функций разных структур между собой;
  • снижение приспособляемости и степени адаптации компании к изменениям рынка;
  • снижение прибыльности организации и т. д.

Принцип энтропии определяет общее направление эволюции системы как накопление хаоса, ухудшение, несмотря на возможность самообновления его частей.

Основные меры противодействия старению по данному типу состоят в следующем

Общие меры:

  • постоянное обновление отделов за счет горизонтальной ротации кадров;
  • стимулирование систем естественного отбора – проведение жестких аттестаций, введение систем грейдов и т. д.;
  • постоянное усложнение задач, которые ставятся перед отделами, создание давления на них;
  • предоставление сотрудникам и подразделениям возможности самостоятельно принимать решения по ряду вопросам и распоряжаться выделенными ресурсами. Приведу пример: газета «Деловой Петербург» (Швеция), где каждый отдел является маленькой организацией со своим бюджетом, собственной кадровой политикой, внутренней системой правил;
  • более насыщенная и интенсивная совместная жизнь сотрудников компании с выходам за пределы рабочих тем (олимпиада по настольному хоккею, совместные выезды на экскурсии, кино и т. д.). Но обязательно такие мероприятия должны подразумевать активное участие в их организации всех сотрудников и нести мощную смысловую нагрузку)
  • тренировочные мероприятия в виде тренингов с привлечением внешних тренеров, тренингов, организованных самими руководителями отделов и посвященных отработке сложных рабочих моментов – задач;
  • постоянная оценка и сокращение времени обратной связи между уровнями организации;
  • постоянная подготовка кадрового резерва, даже с пониманием того, что подготовленный сотрудник может легко уйти в другую компанию. Отпускаем с миром и поддерживаем отношения – это наш агент влияния в более крупной системе.

Выводы

Итак, подведем итоги. Главное в развитии организации это уровень взаимодействия организации и каждого ее сотрудника между отделами и с окружающим миром (даже отдел клиринга надо знакомить с данными маркетинговых исследований по деятельности компании), это «проточность» системы – появление в компании новых людей с возможностью ими оказывать воздействие на жизнь компании, постоянная эволюция системы, т. е. постоянный инновационный поиск, производимый всеми уровнями сотрудников, который был бы направлен на повышение эффективности организации.

Автор: Дмитрий Коткин