Система KPI – простой цифровой двойник компании

Автор: Илья Балахнин, генеральный директор Paper Planers, преподаватель МВА, вице-президент по инновациям Международной ассоциации IABC

Сегодня разберем, для чего вам нужны KPI, и какие задачи вы сможете решить с их помощью. Вы узнаете, как повысить эффективность HR и спрогнозировать производительность сотрудников.

Измерять производительность сотрудников очень полезно, но, к сожалению, во многих компаниях этого не делают. Работников оценивают или по компетенциям: умеет/не умеет или на основе субъективного мироощущения. Из-за этого руководители теряют целый пласт полезных данных. Например, насколько соответствует сложность задач компетенциям сотрудника, его опыту и статусу.

Правильно выстроенная система KPI даст вам возможность принимать решения на основе цифр. Вы сможете заглянуть вперед, спрогнозировать, какие процессы в будущем могут дать сбой, что особенно важно в ситуации кризиса и неопределенности.

Образно говоря, систему KPI можно назвать цифровым двойником компании: она описывает, какие параметры компании завязаны друг на друга, и закрепляет систему функциональной ответственности сотрудников.  С помощью KPI вы решите три принципиально важные задачи.

Задача первая. Линия видимости для сотрудника

Главная задача, которую решает система KPi – создание для сотрудника линии видимости. Он сможет в конце дня, недели или месяца ответить себе на вопрос: хорошо или плохо я поработал. На самом деле это важнее, чем жесткий контроль. Помните: сотрудники гораздо лучше работают, когда вы ведете счет. В кризисный период важно контролировать сотрудника по результату его труда, а не по тому, насколько активно он имитирует бурную деятельность.

Пример

Любой из слушателей, кто играл в дворовый футбол, знает: если не вести счет, победит команда, участник которой громче орет, топает ногами или чемпион двора по боксу. Если же счет вести, обычно побеждает та команда, которая забила больше голов.

Задача вторая. Эффективность HR 

Подсчет эффективности сотрудников позволит вам начать подсчитывать эффективность HR. Руководитель одной компании блестяще выразил эту идею: “Я даю HR-директору на HR-функции денег также, как коммерческому директору и отделу продаж, и хотел бы получать от них отчеты, максимально приближенные к отчетности коммерческого блока”.

Чтобы подсчитать эффективность HR, надо считать воронку найма, продолжительность жизни и сроки выбытия, затраты на найм и обязательно производительность сотрудников. И вот этот параметр вам закроет система KPI. Вы сможете, например, более осознанно расставаться с сотрудниками. Чем больше будет прозрачности в работе каждого работника, тем больше будет возможностей увольнять, не теряя в результативности и производительности.

Задача третья. Прогноз производительности сотрудников

Третья возможность, которую вам даст система KPI – глубокий анализ. Например, если вы начнете считать производительность сотрудников, у вас появится возможность понять, с какого месяца они выходят на плато производительности и от них больше получить ничего нового и серьезного нельзя.

Пример

В региональной fast-food сети после 154 дня работы сотрудник не может выдать большей производительности. Значит, после 154 дня работы, если он продолжает требовать повышения зарплаты, с ним с точки зрения здравого смысла и математики лучше расстаться.

Вы сможете понять, какие факторы и как именно влияют на производительность, какие компетенции, навыки и инструменты позволят ее повысить. Эти три задачи вы решите, когда введете KPI.

Что KPI не решит 

Не ждите от KPI того, что они закроют вам вопросы дисциплины или корпоративной культуры. Любые KPI – это так называемые запаздывающие индикаторы, они постфактум отражают, как сотрудник поработал.

Если работник будет знать, что его эффективность оценят, его желание хорошо работать вырастет. Но одного желания недостаточно, нужна технология, а ее никакая система KPI не обеспечит. Отсюда вывод: KPI нужны не столько для сотрудника, сколько для руководителя. Не для того, чтобы сотрудники лучше работали, а чтобы вам было проще руководить и принимать решения.

Когда у вас появятся KPI сотрудников, с ними придет и возможность применять так называемый подход по отклонениям. Вы научитесь видеть, какие показатели выбиваются из нормативных значений и исходя из этого сможете выстраивать с сотрудниками дальнейшее взаимодействие.

Сегодня мы разобрались, зачем вам нужно измерять KPI и как это поможет прогнозировать возможные отклонения. В следующем уроке поговорим о том, какие подходы работают при построении системы KPI и о типичных ошибках руководителей.

Критерии, по которым нужно оценивать каждый KPI

Каким бы ни был процесс или операция, KPI должен либо увеличивать удовлетворенность клиентов и доход от них, либо снижать расходы.

Поэтому все KPI важно оценивать в разрезе того, насколько конкретный процесс помогает:

• привлечь новых клиентов;
• удержать уже существующих клиентов;
• сократить себестоимость;
• использовать эффект от масштабов, загрузить активы.

Это 4 главных цели, ориентируйтесь на них. Есть и дополнительные критерии, при желании с их помощью вы можете расширить свои приоритеты:

• узнаваемость бренда;
• контроль качества;
• ценообразование;
• партнерство;
• доступность;
• контроль результата деятельности;
• удовлетворенность клиентов (коэффициент удержания, доход от клиента, маржа прибыли, средняя дневная и общая посещаемость);
• ассортимент;
• функциональность компании;
• скорость, дешевизна, качество бизнес-процессов;
• клиентские процессы;
• инновации (разработка новых продуктов, целей, стратегий;
• автоматизация бизнес-процессов;
• оптимальное использование трудовых резервов.