Управление проектами: как внедрить канбан

Многим руководителям знакома такая ситуация: провели совещание, обсудили проблемы, нашли решения, поставили задачи. А на следующем совещании выяснили, что ничего не изменилось. И так раз за разом. Упорядочить процессы и взять все задачи под контроль поможет канбан-подход. В рекомендации – подробный алгоритм.

Канбан придумали японцы еще в 60-х годах ХХ века, он позволяет организовать процесс выполнения задач через визуализацию. Сегодня этот метод помогает руководителям улучшать работу всего коллектива и предсказуемо управлять сроками создания продукта.

Применять канбан могут компании практически из всех отраслей: IT, разработка инновационных решений, маркетинговые исследования, производственные компании, оказание услуг.

Результаты, которых вы сможете достичь при помощи канбан

Главная цель внедрения канбан – это оптимизация временных и денежных ресурсов. Вы также сможете улучшить взаимодействие и взаимозаменяемость сотрудников, повысить прозрачность работы и снизить текучесть кадров в компании.

Новые сотрудники будут быстрее включаться в рабочий процесс, вам не придется тратить много ресурсов на их обучение. Попадая в такую среду, работники будут действовать по правилам, которые визуально понятны, поэтому им потребуется гораздо меньше времени и усилий на адаптацию.

Канбан позволит вам визуализировать все процессы, при этом оперативный контроль и контроль сроков выполнения задач станет проще и гораздо эффективнее.

Чтобы внедрить канбан, следуйте пошаговому алгоритму.

СИТУАЦИЯ

Как появился канбан 

Шаг 1. Соберите информацию о процессах

Первое, что вам нужно сделать, внедряя канбан, – это собрать информацию о текущих процессах компании. На этом шаге важно определить, через какие стадии проходит продукт до его поставки пользователю.

Эту услугу можно заказать у специализированных компаний, которые анализируют и описывают бизнес-процессы, составляют карты бизнес-процессов. Второй вариант – внутри своей компании определить круг лиц, ответственных за сбор текущего состояния процессов компании. Есть много обучающих курсов, где ваши сотрудники могут изучить методологию анализа, сбора требований, детализации, структурирования процессов.

Часто бывает, что в компании организуют проект по оптимизации бизнес-процессов и создают специальную группу сотрудников. Эта группа людей заинтересована в том, чтобы получить новые знания и навыки. Сотрудников направляют на обучение, после чего они, зная работу изнутри, могут самостоятельно описать бизнес-процессы. Такой подход применяют очень часто.

Последовательность действий

1-й этап. Определяют верхнеуровневые бизнес-процессы.  Процессы делят на две группы: продуктовые – основные процессы компании и вспомогательные.

ПРИМЕР

Пример продуктовых и вспомогательных процессов

Верхнеуровневые процессы описывают достаточно крупно. Если у них есть подпроцессы и зоны перехода ответственности, их детализируют дальше.

2-й этап. Проводят технологическое обследование внутренних бизнес-процессов. Обычно начинают с продуктовых. В начале обследования берут интервью у руководителя компании либо у другого сотрудника, который может подробно рассказать о процессах компании. Для этого используют специальные анкеты. Затем информацию структурируют в виде описания бизнес-схем. Чаще всего используются нотации BPMN (это система условных обозначений и их описание для моделирования бизнес-процессов. Они удобны для пользователей и легко воспринимаются).

После того как схемы готовы, проводят интервью с заинтересованными лицами – с владельцами процессов. У них собирают информацию по этапам процессов, по переходам зоны ответственности и по конкретным операциям. После описания составляют схемы и согласовывают их с владельцами процессов.

Как определить владельца процесса. Чтобы определить владельца процесса, нужно выяснить, у кого есть полномочия для принятия решений. Кто может что-то изменить в этом процессе или повлиять на ход его выполнения. Владельцем процесса может быть любой сотрудник, но чаще это руководители подразделений или групп, потому что у них есть возможность принимать решения. Владелец у процесса может быть только один. Он определяет зону ответственности и точки пересечения всех участников процесса. Сотрудники нескольких подразделений могут быть участниками одного процесса, владелец которого – один из их руководителей.

Важно визуализировать всю информацию, которую собрали на этапе обследования, иначе сложно представить объемы и объяснить всем заинтересованным лицам, что происходит. Проще всего это наглядно продемонстрировать на схеме: за кем закреплен этот квадратик, что происходит после перехода от одного квадратика к другому и что необходимо получить на выходе.

ВНИМАНИЕ

Очень важно в процессе обследования понять, что является целью процессов, для чего они происходят.

Процессы обязательно должны иметь выход.

На этапе обследования формируют все ключевые особенности, которые в дальнейшем позволят внедрить канбан: описание процессов, их входы, выходы, операции, которые выполняют конкретные сотрудники. Следующий шаг – это визуализация всех этих процессов с помощью канбан-доски.

Шаг 2. Визуализируйте процессы 

Итак, вы собрали все бизнес-процессы, прорисовали пул задач. Переходим к следующему шагу – их визуализации. Визуализация в канбан – это разбиение процессов на доски и поддоски с набором задач и статусов.

Сама канбан-доска представляет собой набор столбцов. Заголовок столбца – определенная стадия процесса. В каждом столбце – набор карточек с конкретными задачами.

^{Пример канбан-доски}

Какие доски заводить

Я в своей практике стараюсь использовать одну большую доску, чтобы все участники понимали, не переходя в свои маленькие доски, где они находятся в рамках всего процесса.

При желании верхнеуровневую доску можно детализировать – создать дополнительные доски. Например, если речь идет о выпуске программного обеспечения, можно на отдельных досках подробнее расписать стадии разработки: написание кода, превью кода, проверка написания тестов.

Можно отдельно выделить организационные вопросы, как на скриншоте ниже. Отталкивайтесь от того, как вашей команде будет удобно работать.

Где вести доски

Существует много программных решений, которые позволяют вести канбан-доски, – как платных, так и бесплатных. Начинать всегда лучше от простого к сложному. Если купить дорогой софт с большим функционалом, есть вероятность, что вы не будете использовать его полностью. При этом ваши потребности может полностью закрыть бесплатное решение. Поэтому начинайте с простого и постепенно увеличивайте объем автоматизации. Это правило работает для большинства компаний.

Бумажные доски

В небольших компаниях и стартапах можно использовать обычную настенную доску – начертить колонки и передвигать по ним бумажные стикеры.

^{Пример бумажной Kanban-доски} 

Некоторым сотрудникам такой формат нравится даже больше, чем программное решение. В этом случае нужно закрепить ответственного, который будет контролировать деятельность на доске. Обычно это руководитель проекта или подразделения, в котором внедряется Kanban-подход.

«Управление проектами: как внедрить канбан». Е. Воробьева
© Материал из Справочной системы «Генеральный директор».
Подробнее: https://1gd.ru/#/document/16/112872/bssPhr2/?of=copy-2469313cdf