Эффективные коммуникации внутри команды.
Большая часть проблем проекта связана с отсутствием нормального общения среди участников проекта. С одной стороны, если спросить прищурив глаз “Есть ли у вас сложности с общением в команде?” – все скажут: “Нет у нас никаких сложностей!”. Но исследовав глубже понимаешь, что тут не всё в порядке.
Проверить качество взаимодействия можно по простым маркерам:
* Сколько писем вы пишете для решения вопроса?
* Как долго решается вопрос?
* Сколько человек в среднем стоит в копии?
Если во каждому пункту: параметр больше единицы, то бьюсь об заклад у вас есть проблемы во взаимодействии между участниками.
Ну хорошо, если вы выявили проблему, то что же делать? Как сделать так, чтобы вопросы решались быстро и результат выдавался гарантированно и с хорошим ритмом?
В качестве решения, я предлагаю начать делать простые действия…
== Действие 1. Ритм ==
Ритм – это то, что синхронизирует всю компанию. Ритм – это то, что синхронизирует всех участников проекта. Ритм обеспечивает диагностику проблем до того, как они стали проблемами.
Ритм может быть еженедельный и ежедневный. Внутри проектной команды необходимо ежедневно общаться лично: чтобы синхронизироваться, понять где требуется помощь, анализировать отклонения от плана. И необходимо общаться еженедельно, чтобы строить планы и сверяться с ними. Работа в ритме дисциплинирует.
== Действие 2. Короткие цели ==
Ставьте короткие цели в соответствии с вашей стратегией. Короткая цель обеспечивает четкий фокус на главном. Когда цель достигнута, есть возможность сказать “Мы молодцы”, “Я молодец”! А это уже позитивная обратная связь, которая дает эмоциональную подпитку и заряд бодрости.
С другой стороны, если цель не достигнута, то вы сможете обсудить причины отклонений
и выбрать иной метод достижения. И это можно будет сделать до того, как последствия станут фатальными.
== Действие 3. Расширяйте канал общения ==
Электронная почта и чат не самый лучший канал общения. В нем теряется самое важное что у нас есть: Время. Время теряется незаметно: в момент написания письма, при ожидании ответа, при неправильном восприятии контекста письма. Время теряется на выдергивании сотрудника и коллеги из его контекста работы напоминаниями о новых письмах или сообщениях в чате.
Помните, что для восстановления контекста работы нужно от 15 до 40 минут.
Что же делать? Если вы написали сообщение, а вопрос не решился за один ответ, значит этот канал общения больше не работает. Смело расширяйте его! Соберите всех заинтересованных лиц и решите вопрос за 30 минут, вместо 5 дней или часов.
Но, ни в коем случае не проводите совещание без подготовки! Так вы потратите время всех участников и останетесь в еще худшем состоянии чем были. Чтобы совещание прошло продуктивно, оно должно быть подготовлено как по содержанию, так и по организации!
== Действие 4. Личные встречи ==
Я уже рассказывал про “Ритм”, личные встречи должны подчиняться Ритму работы.
Вы не можете внезапно выдернуть вашего коллегу из его рабочего потока.
Для этого лучше договориться на «летучке», или сообщить ему заранее, что необходима личная встреча. Если вы планируете привлечь несколько участников, то тем более необходима подготовка!
Подготовка встречи:
1.Подготовьте повестку встречи и вопросы к обсуждению.
* Если у вас есть варианты решений, то сразу опишите в них плюсы и минусы.
* Если вы хотите собрать мнения, то явно укажите “Прошу подумать над вопросом….”
* Если у вас есть факты и метрики, соберите их заранее, против фактов сложно спорить.
Не надейтесь на то, что кто-то из участников прочитает повестку. Скорее всего таких будут единицы, тогда вы будете идти по плану озвучивая вопросы и пресекая то, что входит в ваш план. Если, же, все участники прочитали и подготовились, то ваша встреча пройдет за 15-20 минут. В противном случае сможете задать вопрос “Коллеги как бы так сделать, чтобы мы смогли проводить такие встречи быстрее?” – достаточно такое провернуть несколько раз и количество принятых решений на единицу времени возрастет.
2. Заранее договоритесь о времени встречи. Не вызывайте звонком, здесь письмо будет уместно. Однако стоит продублировать это на утренней встрече по синхронизации команды. Это поможет настроить сотрудников на нужный лад.
3. Если во встрече участвует Заказчик. Вы тем более должны экономить его время! А заранее присланная повестка с вариантами решений повысит ваш уровень в его глазах.
4. В конце встречи озвучьте итоги встречи чтобы убедиться, что все согласны с принятыми решениями, и
5. Обязательно зафиксируйте результаты встречи и продублируйте электронным письмом. Можете назвать это “протокол” или “решения” или “итоги обсуждения” не важно. Важно чтобы по каждому вопросу был результат, и все одинаково его понимали.
== Итого ==
Для решения проблем коммуникации в команде проекта внедрите 4 практики:
1. Работать в ритме.
2. Ставить короткие цели.
3. Повышать канал общения если вопрос не решился сразу.
4. Проводить личные встречи и готовиться к ним.
Да прибудет с вами сила эффективных коммуникаций!
/Алексей Васильев, управляющий партнёр BIPULSE.RU
