Расстановка приоритетов
«Самый лучший эффект от прочтения любой книги состоит в том,
что книга побуждает читателя действовать самостоятельно»
Томас Карлайл
Введение
Важным навыком для любого человека всегда было умение организовывать и планировать свою работу. Для этого необходимо уметь расставлять приоритеты, разрешать возникающие конфликты приоритетности и гибко реагировать на любые неожиданные требования или изменения в работе.
Задание:
В этом упражнении Вы должны спланировать мероприятия на предстоящую неделю.
Сейчас 9.30 утра понедельника. Вы находитесь в своем офисе в центральном районе города. Через сорок пять минут Вам необходимо выехать на встречу, которая продлится до 14.00. А пока Вы решили спланировать свою работу на неделю. Вам уже известны все предполагаемые мероприятия, осталось только внести их в свое расписание. Несмотря на то, что это упражнение вымысел, необходимо отнестись к заданию со всей серьезностью. Ваше расписание должно учитывать время на выполнение мероприятия. В том случае, если дата мероприятия или задачи не оговорена, предполагается, что человек, с которым предстоит связаться или встретиться, сможет подстроиться под Ваше расписание. В остальном полагаться придется только на самого себя, ведь единственная поддержка со стороны администрации, которая у Вас есть – это один на весь офис секретарь.
Компания предоставила Вам автомобиль, так что у Вас не будет проблем с дорогой – ни одна из фирм, куда Вам предстоит отправиться не располагается дальше, чем в 10 километрах от Вашего офиса. Допускаем, что время в пути для любой поездки невелико, не учитывая его в планах.
Прежде всего определите наиболее приоритетные и неотложные задачи – те, решение которых нельзя откладывать ни на минуту. Потом выделите все важные моменты, которые необходимо иметь ввиду при составлении плана.
После этого распланируйте все обозначенные задачи и мероприятия и внесите их в прилагаемое расписание. Ни одно из них не может быть перенесено на следующую неделю или не выполнено никогда. На выполнение задачи отводите столько времени, сколько сочтете нужным.
В анкету кратко запишите аргументы, отражающие факторы, принимаемые Вами во внимание при принятии решения. Заполняйте анкету так, как если бы Вы делали заметки
Задачи и мероприятия
- Петр Прохоров из компании “АВС” оставил Вам сообщение. Это потенциально важный клиент, встречу с которым Вы хотели организовать. Он примет Ваше приглашение и сможет увидеться с Вами на ланче в среду, если это удобно. Место встречи не назначено.
- Вы определили 25 потенциальных клиентов, которым Вы бы хотели позвонить («холодный» звонок) в течение недели.
- Вас пригласили посетить двухдневную выставку в Экспоцентре (вторник – среда). Вам известно, что там будут некоторые из Ваших клиентов – как реальных, так и потенциальных
- У Вас уже назначена встреча с Сьюзан Чэппел, управляющим директором большой компании-клиента в четверг утром. Вы надеетесь, что на этой неделе удастся подписать контракт.
- С компанией «Мидкэа» у Вас давние деловые отношения, и это весьма ценный клиент. В прошлую пятницу они звонили, чтобы сказать, что нашли нового поставщика, предлагающего более выгодные цены. Ваши цены их больше не устраивают. Согласно Вашим данным, следующий заказ они должны сделать в ближайшие две – три недели.
- Татьяна Филатова – Ваш давний друг, кроме того, она живет в Вашем городе. Она создает новую компанию, которая будет специализироваться на работе с обеспеченными покупателями. Ей нужны качественные продукты от поставщиков с хорошей репутацией и Ваша компания удовлетворяет ее требованиям. Татьяна хочет встретиться с Вами на этой неделе для обсуждения деталей.
- Ежегодный «Бизнес-форум» будет проходить в пятницу. В прошлом такие события были для Вас весьма полезны, так как на них Вы заводили новые знакомства и узнавали много нового о потенциальных клиентах. Форум пройдет в центре города с 12.30 до (как правило) середины дня.
- Александр Хенкин (компания «Неостат») – Ваш постоянный клиент, с которым Вы не связывались около трех недель. Он вот-вот сделает очередной заказ, и Вам неплохо было бы нанести ему визит вежливости.
- Пока Вас не было, был звонок от клиента. Его разочаровали некоторые стороны предоставляемых Вашей компанией услуг. Похоже, опять что-то произошло с доставкой. Клиент хотел бы встретиться с Вами и обсудить произошедшее. Это же третья подобная жалоба за последние несколько дней.
- НПО «Горизонт» – потенциальные клиенты, с которыми Вы встречались на прошлой неделе. Они заинтересованы в сотрудничестве с Вами, но хотят подробнее обсудить сделку, так как они собираются покупать товары в больших объемах и хотели бы договориться о скидке. Они хотят встретиться в четверг.
- Руководитель компании-партнера попросил Вас позвонить ему, чтобы договориться о встрече в четверг. Эту встречу Вы хотели организовать уже в течение нескольких недель, и с ним было очень трудно связаться.
- Сергей Белов, который до этого приобрел пробные партии Ваших товаров и услуг, собирается полностью перейти от прежних поставщиков к Вам. Вы считаете, что он колеблется, и убедить его по телефону не представляется возможным. От его секретаря Вам удалось узнать, что в четверг он целый день в офисе, и никаких встреч на этот день у него не назначено.
- Вы планировали провести один день за игрой в гольф с тремя клиентами. Вы попросили их не планировать ничего на вторник. Подтвердить встречу надо сегодня.
ЗАДАНИЕ (25 МИНУТ):
- ОПРЕДЕЛИТЬ НАИБОЛЕЕ ПРИОРИТКТНЫЕ И НЕОТЛОЖНЫЕ ЗАДАЧИ;
- ВНЕСТИ В РАСПИСАНИЕ ВСЕ ЗАДАЧИ И МЕРОПРИЯТИЯ;
- ЗАПОЛНИТЬ АНКЕТУ, ОБЪЯСНЯЯ ФАКТОРЫ, КОТОРЫЕ ВЫ ПРИНИМАЛИ ВО ВНИМАНИЕ.
