Как правильно поставить сотруднику задачу?
Если сотрудник не выполнил задачу в срок, для начала нужно понять, единичный это случай или уже система. Как говорится, один раз – случайность, два раза – совпадение, три раза – закономерность. Причем, на мой взгляд, срывы сроков говорят о том, что человек не отвечает за слова в целом. А значит, он легко может опоздать на важную встречу или подставить вас иначе.
Поэтому общее правило простое: отвечаешь за свои слова – добро пожаловать, не отвечаешь – спасибо, дальше едем без тебя. И я советую сразу предупредить об этом и команду в целом, и конкретных людей, которые не соблюдают сроки.
Пример: что сказать сотруднику, чтобы искоренить срыв сроков
Давай договоримся: ты выполняешь задачи в срок, а если не успеваешь, то своевременно говоришь мне. У нас в компании допустимо ошибаться, но нельзя раз за разом срывать сроки, да еще и не сообщать об этом. После первого и второго промаха я дам возможность исправить ситуацию. Но имей в виду: если один и тот же промах повторится трижды, мы расстаемся.
Но советую обратить внимание, что индивидуально: если человек трижды провалил сроки, это не обязательно значит, что он безответственный. Поправки можно делать на творческие истории: например, креативный маркетолог может срывать дедлайны, потому что вдохновение посещает его в последний момент. Такой маркетолог может подготовить все вовремя, но проект получится сухим и скучным. Однако если ситуация повторяется больше трех раз и вы видите в этом закономерность, с таким человеком вы вряд ли многого добьетесь.
Дополнительный вопрос, чтобы подстегнуть подчиненных выполнить задачу
Перед тем, как отпустить сотрудника выполнять задачу, я обязательно спрашиваю: «Когда это будет сделано?». Это ключевой момент – часто я прямо вижу, как вопрос о сроках ставит людей в тупик. Опыт показывает, что у более чем половины тех, кто говорит: «Все будет сделано», в голове нет дедлайна. А если нет дедлайна, задача не будет сделана никогда. Поэтому любой разговор, который должен привести к какому-то действию, должен содержать вопрос о сроках.
Когда говорите с работниками о сроках, сразу обсудите, как поступать, если выполнить задачу вовремя не удается. Главное, что нужно донести – если человек понимает, что не укладывается в дедлайн, об этом незамедлительно нужно сообщить.
Пример: что сказать сотрудникам, чтобы срыв дедлайна не стал сюрпризом
Коллеги, если мы о чем-то договорились, а вы не успеваете сделать это в срок, пожалуйста, скажите мне об этом. У меня очень много проектов и много людей, я не могу все упомнить и все записать.
Если вы что-то не сделали и просто промолчали, а я узнаю об этом лишь спустя время, это плохая история. И тем более плохо, если таких историй будет много.
Поэтому давайте сразу проясним: вы сами предупреждаете меня, когда не успеваете сделать вовремя. Так бывает, ничего страшного. Главное – я должен быть в курсе, что вы выполните задачу чуть позже.
Культура, при которой сотрудники сразу отчитываются, что они не успевают, сэкономит вам массу времени. К тому же, это дисциплинирует людей: они мысленно отслеживают свой прогресс по задаче и понимают, укладываются ли в срок. То есть, если у сотрудника есть дедлайн, он знает, что обязан отчитаться в любом случае: и если успевает, и если не успевает. Договариваться с людьми вот так очень важно: вы все равно не сможете проконтролировать каждую задачу самостоятельно.
Поставили задачу – и сразу убедитесь, что сотрудник верно ее понял. Для этого есть два способа: простой и посложнее.
- Попросите устно пересказать задачу. В простом варианте достаточно спросить сотрудника: «Расскажи, как ты понял задачу? О чем мы договорились?» Если человек пересказывает именно то, что вам хотелось бы услышать, то все хорошо. После этого лишь уточните: «А всех ли ресурсов хватает? Времени, денег и прочего?» Если слышите, что хватает, от вас уже ничего не требуется.
Бывает, вы просите пересказать задачу, а сотрудник говорит что-то не то. В этом случае вернитесь на предыдущий уровень и снова проговорите, в чем проблема и как ее решить. Если же работник все понял, но не уверен, есть ли у него ресурсы, предложите обсудить, чего не хватает и как вы можете помочь это получить.
- Предложите составить подробный план. В более сложном варианте сотрудник не пересказывает план, а излагает его в письменном виде. Попросить об этом можно так: «Мы с тобой проговорили задачу – здорово, что ты сам ее себе поставил, это серьезный и важный проект. Можешь скинуть план, как ты это видишь, со сроками и деталями – например, в Excel? Просто чтобы у меня было представление, куда мы двигаемся».
Готовый план оцените по тому, насколько он конкретный, адекватный и системный.
— Если формулировки сотрудника размыты, а сроки толком не определены, значит, ничего сделано не будет. В этом случае сотрудник должен доработать план.
— Если же вы видите ясные дедлайны и четкие задачи, которые логически вытекают одна из другой, можно расслабиться. Дальше нужно лишь отслеживать прогресс сотрудника в точках контроля.
Стало интересно? Приходи на тренинг по переговорным технологиям в работе руководителя https://espadas.ru/upr/
