“Совещание” – это особый формат переговоров, где многочисленные диалоги легко заканчиваются крахом. Часто это объясняется недочетами, которые легко исправить.
1. ПРЕДМЕТ АДЕКВАТНО ОПРЕДЕЛЕН
Некоторые регулярно проводимые совещания увязают в чисто формальном “ритуале”. Они потеряли четкую цель и смысл для тех, кто в них участвует.
Другие собрания совершенно по-разному воспринимаются их участниками (информация, изучение, координация, решение…), и ожидания одних нейтрализуют ожидания других, а выступающие, беря слово, все время стараются понять, что они здесь делают. Случается, что совещание не совсем соответствует поставленной цели.
2. ЗАИНТЕРЕСОВАННА И НЕМНОГОЧИСЛЕННАЯ АУДИТОРИЯ
Должен происходить отбор тех, кто приглашается на совещание. На совещании должны быть представлены отделы, службы и специалисты, которых действительно касается обсуждаемая проблема. Однако группа не должна быть слишком многочисленной, для чего и следует принять некоторые ограничения.
3. АДЕКВАТНАЯ ПОВЕСТКА ДНЯ
Совещания должны быть организованы:
– Не обсуждать слишком много тем.
– Предусмотреть, чтобы совещание не было ни слишком длинным (усталость), ни слишком коротким (“нет времени”).
– Заранее подготовить все необходимое (помещение, …).
4. ЗАБЛАГОВРЕМЕННОЕ ОПОВЕЩЕНИЕ
Дата совещания должна быть объявлена заранее так, чтобы участники могли к нему подготовиться, но не слишком рано, чтобы о нем не забыли. Должны быть разосланы приглашения с четким указанием повестки дня:
предмет обсуждения, цели, задачи (что даст?), дата, место, предполагаемая продолжительность.
5. ПОДГОТОВЛЕННОЕ ОБСУЖДЕНИЕ
Т.к. тема известна, совещание может быть разбито на под темы. Технические средства должны быть также продуманы, хотя бы для того, чтобы заинтересовать аудиторию и удержать ее внимание, сделав анализ более живым.
6. СОБЛЮДЕНИЕ ГРАФИКА РАБОТЫ
Все должны помнить о пунктуальности: опоздание 12 человек на 20 минут равносильно потере половины рабочего дня! Нужно установить четкий график и выполнять его (не заставляя ждать и избегая перегруженности).
7. ЖИВАЯ ДИСКУССИЯ
Некоторое число ролей должно быть распределено:
– открывая встречу, напомнить ее предмет, а также время ее начала и окончания;
– ведя дискуссию, предложить генеральную линию, периодически суммировать все сказанное и направлять дискуссию к центру проблемы (ограничивать отступления от темы);
– добиться общего участия (распределение ролей и времени выступлений);
– следить за ходом дискуссии и соблюдать предусмотренную продолжительность ее;
– способствовать установлению приятной обстановки.
8. ВЫВОДЫ, КОТОРЫЕ ВЕДУТ К ДЕЙСТВИЯМ
Остается перечислить главные условия эффективности совещаний:
– что было рассмотрено;
– что осталось нерешенным (при необходимости, определить сроки совещаний по этим вопросам)
– пункты согласия или выработанные решения.
Правило 30 (кто будет делать что? когда?) позволяет оценить конкретные результаты проделанной работы, даже если она не завершена. Для того, чтобы принятые резолюции могли быть выполнены и проконтролированы, часто требуется подготовить протокол совещания с доведением его под роспись всем ответственным лицам.
